Список задач ещё не объясняет приоритет
У одного сотрудника может быть пять небольших поручений, у другого одно согласование, от которого зависит весь отдел. На планировании важно обсуждать результат и препятствия, а не только число строк в списке.
Соберите задачи отдела в проекте. Укажите ответственных и сроки, а ожидаемый результат опишите так, чтобы другой сотрудник смог проверить его без устного пояснения.
Разделите планирование и приёмку
- На начале недели проверьте незавершённые поручения. Уточните, какие из них по-прежнему нужны.
- Разбейте крупную работу на проверяемые результаты. В чек-листе оставьте действия, без которых результат не готов.
- Попросите сотрудника сообщать о препятствии в задаче, указывая, какое решение нужно от руководителя.
- На проверке сопоставьте результат с исходным описанием. При возврате перечислите недостающие части и договоритесь о сроке исправления.
Не превращайте проверку в очередь без движения
Договоритесь, кто принимает результат в отсутствие руководителя, в рамках доступных ролей проекта. Не обещайте сотрудникам мгновенного ответа: лучше назвать время, когда отдел разбирает вопросы и готовые задачи.
Количество поручений не равно загрузке в часах. Обсуждайте сложность и зависимости отдельно: этот сценарий не предполагает автоматического расчёта ресурсов. После недели работы проверьте, где задачи чаще возвращаются, и уточните формулировки этих поручений.
Пример поручения: отчёт отдела
- Результат
- Отчёт с причинами отклонений и предложенными действиями
- Ответственный
- Специалист отдела
- Чек-лист
- Сверить исходные данные; описать отклонения; указать решения
- Приёмка
- Руководитель проверяет данные и обоснование решений